By Eri, KSW #07
WA KSW 0811113139
Sedikit sharing tentang Corporate Trap
Proses penagihan di perusahaan2 besar, global multinasional company, menjadi panjang dan tidak sederhana.
Dengan pemakian system management by SAP,
SAP akan mengatur proses pemasukan budget sampai terbitnya PO sampai persetujuan atas invoice, yg dalam prakteknya sering membuat kebingungan, dan banyak ketidak tahuan di internal mereka sediri. Krn rumitnya system tsb, sampai menjadikan SAP sebagai kependekan dari Setan Aja Pusing
Dgn system ini invoice tdk bisa langsung di kirimkan menjadi tagihan pada umumya, tetapi di ajukan dulu sebagai Proforma Invoice (PI), belum menjadi invoice. Setelah di periksa dan di setujui, PI akan kembali lagi ke kontraktor untuk kemudian di ajukan kembali menjadi Invoice.
Sedangkan ketentuan tata aturan dokumen PI ini pada tiap perusahaan berbeda2, bahkan juga bisa berbeda meskipun di perusahaan yang sama terhadap kontrak2 nya. Dan hal ini tidak di atur secara tertulis dalam kontrak dan lampirannya. Dan tidak pernah di sampaikan di depan saat sesi penjelasan teknis/prebid meeting/anwijzing.
PI sebenarnya sama dengan masa pemeriksaan kelengkapan dokumen yang bergub dengan Kontrak, PO dan dokumentasi2 teknis pelaksanaan dan outputnya, yang di jadikan proses tersendiri dengan cover bernama PI, dari pemasukan sampai menjadi PI Aproval , memerlukan 2 minggu – 1 bulan, kalau tanpa pengembalian utk perbaikan/revisi. Kalau ada revisi bisa berbulan2 lagi.
Revisi bukan berarti kesalahan dari kontraktor yang menagih, banyak kasus karena lupanya user mengupdate budget, penerbitan PO yg terlambat, dll, itu semua karena tidak semua user friendly menggunakan SAP
Proses PI belum masuk ranah Finance Dept perusahaan yang di tagih, masih di rotasi di User/Project.
Setelah mendapat approval, kemudian di ajukan kembali dengan cover Invoice. Proses pemasukan Invoice hingga pembayaran di atur sesuai dengan kontrak, yang menyebutkan berapa lama ketentuannya.
Apa sdh tdk ada masalah lagi di proses Kalau sdh jadi Invoice?
Ternyata masih ada kemungkinan invoice bisa pulang kembali, krn saat PI belum memeriksa tentang perpajakan dalam nilai tagihannya.
===============
Anda pebisnis? Ingin bergabung dengan sesama pebisnis sholih lainnya di KSW? Silakan kirim WA ke 0811113139.
==============:
Sehingga kalau ada ketidak sesuaian atau perbedaan perhitungan, akan berpotensi revisi atau klarifikasi, dan ini jelas memerlukan beberapa hari lagi untuk menyelesaikannya.
Yang tersebut di atas adalah terkait dengan dokumentasinya.
Ada lagi ketentuan dari perusahaan besar tersebut, yang menetapkan tanggal kapan di terimanya dan batas waktu akhir penerimaan invoice, sehingga apa bila pemasukan invoice sudah melewati masa/tanggal penerimaan yang di tetapkan, berarti _invoice di akan di proses di bulan berikutnya!!!
Makin hebat lagi dengan ketentuan perpajakan dan pengharusan pemakian e-faktur dari DPJ yang sering tiba2 ikutan lemot atau bahkan shutdown di tanggal2 favorit pemasukan Invoice..
Cukup dengan tidak bisa di produksinya faktur pajak untuk kelengkapan invoice, akan membuat tagihan betpotensi mundur sebulan lagi.
Sehingga, kalau di kontrak tercantum pembayaran 30 hari setelah di terimanya Invoice yang lengkap dan di setujui, hal tsb bisa berarti 3 bulan lagi akan di terimaya pembayaran senjak di keluarkannya dana oleh kontraktor. Itupun dalam kondisi tdk ada revisi dan harus monitor ketat.
Jadi kalau kita mendapat kontrak suatu pekerjaan, jangan langsung terburu senang sehingga lupa menanyakan bagaimana sih cara proses penagihannya, berapa lama yang di perlukan dalam setiap stage proses penegihan hingga terbayarnya dana ke rekening kita.
Salam, ESL, KSW #07
WA KSW 0811113139
